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Comment passer à la facturation digitale ?

Dans le passé, votre processus de facturation était probablement basé sur le papier. Il pouvait s’agir d’imprimer des factures physiques, de les envoyer par courrier à un client et d’attendre qu’il confirme, paie ou envoie une preuve de paiement. Au cours des dernières années, la facturation digitale a fait passer la gestion des factures à un niveau supérieur, en rationalisant les flux de travail et en simplifiant l’ensemble du processus. Vous voulez en savoir plus sur la facturation digitale ? Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est la facturation électronique, ses avantages et comment vous pouvez mettre en œuvre avec succès une solution de facturation digitale.

Facturation digitale : comment ça marche ?

La facturation digitale est connue sous d’autres noms, notamment facturation électronique et facturation numérique. Il s’agit du processus de facturation d’un client via les systèmes électroniques, plutôt qu’en personne ou par courrier. Cette solution de dématérialisation présente d’énormes avantages. Consultez le Site GetYooz pour en savoir davantage sur la dématérialisation des factures.

La facturation digitale existe depuis des décennies, depuis l’époque des formats XML et de l’échange de données informatisées (EDI) pour le traitement des documents et l’approvisionnement en matériel. Aujourd’hui, les factures numériques sont souvent préparées à l’aide de solutions logicielles de facturation, permettant aux clients d’accéder aux données de leur facture par courrier électronique ou dans un environnement en ligne. La plupart des systèmes de facturation permettent également aux clients d’effectuer des paiements via le portail.

Pourquoi passer à la facturation digitale ?

La facturation digitale permet d’économiser du temps et de l’argent, et vous donne un meilleur contrôle de votre facturation en :

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  • réduisant la saisie manuelle répétitive des factures (les factures électroniques apparaissent automatiquement dans votre logiciel) ;
  • supprimant la nécessité de rechercher les factures perdues ou mal adressées ;
  • éliminer les erreurs coûteuses et fastidieuses qui se produisent souvent lors de la saisie manuelle des données ;
  • une meilleure visibilité de l’état de livraison de vos factures, avec des informations en temps réel disponible dans votre logiciel de comptabilité ;
  • réduire le risque de fausses factures, de factures non sollicitées ou compromises et d’autres escroqueries à la fausse facturation ;
  • vous permettre d’échanger en toute transparence avec les entreprises qui utilisent la facturation électronique dans votre secteur d’activité.

Comment mettre en place la facturation digitale ?

Une fois que le propriétaire d’une entreprise a compris toutes les raisons de passer à la facturation digitale, la transition est un processus relativement simple. Il est essentiel de prendre la bonne décision quant au choix du logiciel de facturation à utiliser. En choisissant le bon logiciel qui inclut toutes les fonctionnalités nécessaires, vous commencerez à en voir les avantages presque immédiatement.

Le meilleur logiciel de facturation peut effectuer de nombreuses tâches automatiquement, au-delà de la production de factures et du traitement des paiements des clients. Par exemple, beaucoup peuvent être utilisés pour produire des devis à l’avance. Ensuite, si le prix est accepté et que le travail se poursuit, le devis peut être rapidement converti en facture avec un minimum de temps et d’efforts.

Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un logiciel de facturation digital adapté à votre entreprise ? Voici quelques conseils.

  • Simplicité : Les meilleurs programmes sont simples à utiliser et ne nécessitent que peu ou pas de formation.
  • Le bon prix : Il est important de tenir compte de la rapidité avec laquelle un logiciel sera rentabilisé, ce qui dépendra du nombre de factures que vous envoyez chaque mois.
  • Flexibilité des paiements : Un paiement aussi simple que possible améliorera votre trésorerie. Il vous faut donc un système qui fonctionne avec les paiements en ligne.
  • Suivi des factures : Savoir si un client a reçu une facture et l’a ouverte est une information importante dont vous devez disposer.
  • Rappels de paiement : La recherche de paiements peut prendre beaucoup de temps. Il est donc judicieux de choisir un programme qui envoie automatiquement des rappels de paiement à l’échéance.
  • Intégration et migration : Si votre entreprise utilise un autre logiciel de comptabilité, il est utile que votre logiciel de facturation électronique puisse y être intégré.

Conclusion

Il ne fait aucun doute que la facturation digitale est la voie à suivre si une entreprise veut être aussi efficace que possible. Mais le choix du bon logiciel est vital pour maximiser cette efficacité. Il faut donc prendre le temps d’examiner les options disponibles, ce qui sera certainement payant à long terme.

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